Ofis Otomasyon Sistemleri

Ofis otomasyon sistemleri veri işçilerinin ofisteki verimliliklerini artırmayı amaçlayan(tipik bir ofisin; iletişim, koordinasyon aktivitelerini düzenleyerek) bilgi teknolojileri uygulamasıdır. Sistem müşteriler, aracı firmalar, firma dışındaki diğer organizasyonlar ile iletişim kurar ve bilgi akışı için hizmet veren bir yer olur.

Ofis otomasyon sistemleri çalışanların üretim performansını ve bilgisini artırmak ve çalışma alanındaki iletişimi kuvvetlendirmek için tasarlanmış sistemlerdir. Bunun nasıl yapıldığını bir örnekle açıklamak istersek; ağır iş makinaları üreten bir fabrikanın eğitim için çevre illerdeki birçok üniversitedeki uzmanlar tarafından farklı konularda eğitim aldığını düşünelim. Bu fabrikanın genel müdürü alt yönetimlerdeki çalışanlarına, video konferans sistemi sayesinde yöneticilerine ofislerinden ayrılmadan, konunun uzmanıyla yüz yüze eğitim verdirebilir. Böylece ofis otomasyon sistemleri sayesinde çalışanların üretkenliğini artırırken, eğitim masraflarını azaltmış olmaktadır.

Büro faaliyetlerinin yürütülmesinde önemli katkıları olan ofis otomasyon sistemlerinin ofis çalışanlarının bireysel performansları üzerindeki etkilerini incelemek amacıyla Altınöz (2008) tarafından gerçekleştirilen araştırmada bürolarda teknoloji kullanımının gittikçe yaygınlaştığı ve bu sürecin gelişen teknolojilere uygun olarak devam edeceği sonucuna ulaşılmıştır. Ayrıca çalışanların kullandıkları teknolojilerle ilgili olarak yeterli bilgiye sahip oldukları görülmekte ancak projeksiyon, telesekreter, sesli yanıt sistemleri, ses kayıt-dinleme cihazı gibi sistemlerle ilgili kullanım becerilerinin geliştirilmesine ihtiyaç olduğu ortaya çıkmıştır.
Aynı araştırmada büro otomasyon sistemleri kullanımının çalışanların bireysel performansı üzerinde aşağıda sıralanan olumlu etkilerinin olduğu ortaya konulmuştur:

• Teknoloji kullanımı işler üzerinde daha fazla kontrol imkanı sağlaması,
• Zamanı etkin kullanma,
• İşlerin yapılma hızının artması,
• Teknoloji kullanımının işlerdeki hata oranını azaltması,
• Farklı çalışma koşullarına uyum sağlama becerisi,
• Planlama ve örgütleme becerisinde gelişme,
• Karar verme ve uygulama becerisi,
• Ekip çalışması yapabilme becerisinin artması.

Ofis Otomasyon Sistemlerinin İşleyişi;

• Kelime İşleme; bilgisayarda mektuplar, özetler, hatırlatıcı notlar hazırlayarak yazılı döküman oluşturarak,
• Masa üstü yayıncılık; doküman oluşturmak için bilgisayar yazılımlarının kompleks yayın oluşturabilme yeteneğini kullanarak,
• E-mail; bir bilgisayardan diğerine elektronik olarak posta göndererek,
• Sesli notlar; telefon aracılığı ile mesajları saklayıp,geri alıp bilgiyi dağıtarak,
• Video konferanslar; yönlendirilmiş grup sistemleri sayesinde dünyanın farklı yerlerinde bulunan bireyleri buluşturarak,
• Faks; yazılı bilgileri telefon hatlarını kullanarak ihtiyaç duyulan herhangi bir yere göndererek,
evrelerinden oluşmaktadır.